Mail Kutusu Dolup Taşanlar İçin İnce Detaylarla Mail Yönetimi Tavsiyeleri
1. her şeyden önce daha az e-mail yazmak. bazen işleri telefon ederek halletmek çok daha etkili, hızlı ve pratik.
2. yazıları olabildiğince kısa ve net tutmak. gereksiz saygı ifadeleri veya konunun herkes tarafından zaten bilinen geçmişini emailde tekrarlamamak. tek satırlık emailleri sadece konu satırına yazıp eom kullanmak.
3. gerekli gereksiz herkesi cc'ye (bilgi) koyma huyundan vazgeçmek. sadece cevap yazmasını veya harekete geçmesini istediğin kişileri "to" (kime) kısmına koyduğuna, sadece bilgisi olsun istediklerini cc'ye koymaya, bu ayrımı iyi yapmaya dikkat etmek.
4. gelen e-mail'ler arasında gereksiz olanlarını hemen silmek. spam gelenlerin göndericisini hemen bloklayıp bir daha o adresten e-mail almanın önünü kesmek.
5. önemli olmayan ama arşivlenmesi gerekenler için arşiv klasörü oluşturup, bu önemsizlere hemen bakıp gözünüzün önünden kaldırmak.
6. "to" kısmına konulduğunuz tüm e-mail'lere bir şekilde cevap dönmeye çalışmak. düzgün bir yazılı cevap olur, anladım, teşekkürler olur, telefonla aramak olur vs.
7. olabildiğince her e-mail'i geldikçe okumak ve nasıl işlem yapılacağına karar vermek: yanıtlaması 2 dakikayı aşmayacak mail'leri hemen yanıtlamak ve arşivleyip ortadan kaldırmak, mail'de konuyla başkasının ilgilenmesi gerekiyorsa hemen o kişiye gerekli bir ön yazı ile forward'lamak, yanıtlaması çok acilse önemli email olarak bayraklamak, eğer yanıtlaması bir miktar araştırma veya başkalarına sorma gerektiriyorsa ama acil değilse "mark as unread (okunmamış işaretle)" yapmak vs.
8. klasörlemeyi iyi kullanmak, gelen e-mail'leri kimden veya hangi konuyla/projeyle ilgili olduğuna göre ayrıştırmak.
9. yazıyla anlaşmak her zaman yanlış anlaşılmalara ve normalde yüzyüze söylemeyeceğin şeyleri söylemeye, aslında bilmemesinin daha iyi olacağı kişileri o anlık sinirle cc'ye koymaya, yanlış bir şey olduğunda ileride aleyhinize kanıt olarak kullanılmaya açık olduğundan dolayı, hassas konuları mümkün olduğunca e-mail yerine yüzyüze tartışmaya gayret göstermek (aynı şey whatsapp grupları için de geçerli).
10. hayatınızı e-mail'lerin yönetmesini istemiyorsanız, sürekli olarak outlook'u açık tutmamak, telefonunuzdaki bildirimleri kapatmak, sadece günün belli saatlerinde e-mail kontrolü yaparak, gün içinde yaptığınız işlerde dikkatinizin dağılmasını engellemek (aynı şey yine whatsapp grupları için de geçerli).